Les obligations du syndic en matière de travaux
1- Il DOIT FAIRE EFFECTUER LES TRAVAUX URGENTS:
Le syndic peut faire entreprendre les travaux urgents et indispensables à la conservation de l'immeuble avant même que l'Assemblée ne se soit prononcée.
En effet, des circonstances imprévues peuvent rendre indispensables et urgentes des réparations importantes à l'immeuble qu'il n'est pas possible de différer dans le temps et surtout dans l'attente d'une décision de l'Assemblée Générale dont l'autorisation est normalement nécessaire.
En pareille situation, la loi (article 18, al. 1er 2°) habilite le syndic à faire procéder de sa propre initiative à l'exécution de tous travaux pour assurer la sauvegarde de l'immeuble.
Ont été considérés comme travaux indispensables et urgents :
- Le remplacement d'une canalisation d'eaux usées qui s'était rompue,
- La réparation ou le remplacement d'une chaudière défectueuse,
- Les travaux destinés à palier un grave dysfonctionnement du chauffage,
- L'étanchéité d'une terrasse,
- L'exécution de travaux confortatifs dans un but de sécurité,
- La remise en état de canalisations brusquement crevées.
La notion d'urgence et de la nécessité s'apprécient en fonction des circonstances.
Le syndic en est juge, mais ce n'est pas sans risque du moins lorsque le caractère des travaux n'apparaît pas évident.
En effet, s'il peut engager des travaux sans l'autorisation du syndicat, c'est à la condition qu'ils soient effectivement urgents et indispensables. Dans le cas contraire, il excéderait les limites de son mandat et s'exposerait à devoir rembourser les sommes réglées aux entreprises ayant exécuté les travaux.
Dans ce cas, le syndic doit :
- informer les copropriétaires par lettre ou affichage dans l'immeuble de la nécessité d'engager les travaux,
- demander, si nécessaire, après avoir pris l'avis du conseil syndical, et avant même la réunion d'une Assemblée Générale, le versement d'une provision qui ne peut excéder le tiers du montant estimatif des travaux (article 37, al. 2, du décret du 17 mars 1967). Les syndics ont bien compris l'intérêt qu'il y a pour eux à se faire "couvrir" par le conseil syndical.
- Convoquer l'Assemblée Générale afin de faire voter les crédits nécessaires à la complète exécution des travaux en y incluant la provision ci-dessus mise en recouvrement, au vu des devis communiqués en séance,
La décision est prise à la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés. Les travaux urgents et indispensables présentent le caractère de travaux de maintenance puisqu'ils permettent de remettre l'immeuble en bon état.
2- IL DOIT METTRE EN ŒUVRE LA CONCURRENCE ET LA TRANSPARENCE
La mise en concurrence pour les marchés de travaux résulte de la demande de plusieurs devis ou de l'établissement d'un devis descriptif soumis à l'évaluation de plusieurs entreprises (D. 7 mars 1967, mod. art. 19-2 résultant D.n° 2010-391, 20 avr. 2010).
L'article 11, 4° du décret n'implique pas la notification du devis tout entier mais des conditions essentielles.
Pour les travaux d'entretien courant dont le coût demeure en principe relativement peu élevé au regard de la trésorerie du syndicat la comparaison de devis de deux ou quelques fournisseurs peut paraître répondre à l'objectif de l'article 11, 3° du décret.
En revanche, lorsqu'il s'agit d'opérations plus importantes les éléments d'information à soumettre par le syndic aux copropriétaires doivent être suffisamment complets, compte tenu des divers facteurs techniques et financiers qui doivent entrer en considération dans le choix de l'entreprise.
La convocation de l'assemblée générale est régulière dès lors qu'étaient jointes à celle-ci, sous forme de tableau comparatif minutieusement détaillé poste par poste, les conditions essentielles des devis de travaux de ravalement et prestations annexes des deux entreprises proposées.
Les renseignements fournis par ce tableau apportaient à l'assemblée une information suffisante pour lui permettre de se décider en pleine connaissance de cause. (CA Paris, 8 sept. 2010).
Aucun texte n'impose que la quote-part financière incombant à chacun des copropriétaires soit précisée dans la notification, celle-ci résultant de la grille de répartition des charges prévue par le règlement de copropriété, donc facilement évaluable (CA Paris, 23e ch., 27 mars 1992).
Exemples d'information insuffisante :
- convocation qui se borne à indiquer le coût global de travaux de réfection de parties communes sans autres informations sur le marché à conclure (CA Paris, 18 févr. 1987 )
- convocation qui, en l'absence de documents justificatifs joints, indique seulement qu'après appel d'offres auprès de trois entreprises, la réfection complète de la terrasse est envisagée pour une somme.
3- IL DOIT SOUSCRIRE UNE ASSURANCE DOMMAGE-OUVRAGE
Le syndic doit veiller à la souscription d'une assurance dommages lorsque le syndicat procède à des travaux relevant de la garantie décennale : travaux d'étanchéité par exemple.
A défaut il engage sa responsabilité, sauf si l'assemblée refuse cette souscription.
Il est de sa responsabilité de soumettre au vote sa souscription, à la majorité de l'article 24.
Rappelons qu'il s'agit d'une responsabilité pénale.
Il existe une recommandation spécifique sur ce point (n° 18).
Il a également l'obligation de faire les déclarations de sinistre auprès de cet assureur.
CA PARIS 20 SEPTEMBRE 2007 : Commet une faute engageant sa responsabilité le syndic de copropriété qui ne justifie avoir fait la moindre déclaration de sinistre auprès de l'assureur de l'immeuble, ni avoir dans le cadre de son devoir de conseil, informé le syndicat des copropriétaires de la nécessité d'agir à l'encontre de son assureur alors qu'il faisait l'objet d'une procédure de la part d'un copropriétaire vendeur.
4- La rémunération du syndic
La loi du 29 mars 2009 - Le syndic assume une charge de travail supplémentaire à l'occasion des travaux votés par l'assemblée générale : lancement des appels d'offres, examen des devis, conclusion des marchés, rendez-vous de chantier... La loi Boutin n° 2009-323 du 25 mars 2009 ne permet plus aux syndics de prévoir à l'avance dans le contrat de syndic cette rémunération, au titre des honoraires particuliers : dorénavant les honoraires spécifiques pour travaux doivent être votés en assemblée générale, en même temps que les travaux. La loi du 25 mars 2009 a créé l'article 18-1 A de la loi du 10 juillet 1965 dont les dispositions s'appliquent depuis le 28 mars 2009 bien entendu aux contrats de syndic conclus postérieurement à cette date, mais également à tous les contrats de syndic en cours à cette date, prévalant sur toutes dispositions contractuelles antérieures. Aucun contrat de syndic n'échappe donc à cette réglementation.
Travaux concernés - Selon l'article 18-1 A de la loi du 10 juillet 1965, seuls les travaux non compris dans le budget prévisionnel peuvent faire l'objet d'une rémunération: par exemple, des travaux importants concernant la toiture, le ravalement, les améliorations.
Les travaux courants (menues réparations, travaux de maintenance selon l'article 44 du décret du 17 mars 1967) ne peuvent plus désormais faire l'objet d'une rémunération supplémentaire pour le syndic, par exemple sous la forme d'un pourcentage prévu au contrat de syndic : ils font impérativement partie des prestations de gestion courante rémunérées par le forfait de gestion courante.
En conséquence, il n'est plus possible pour les syndics d'encaisser pour les travaux de maintenance des honoraires hors forfait. Les travaux qui doivent être inclus dans le budget prévisionnel ne peuvent donner lieu à aucun honoraire hors forfait.
Montant des honoraires - Le montant des honoraires spécifiques pour travaux est librement déterminé entre la copropriété et le syndic, sous la forme d'un vote lors de la même assemblée générale que les travaux concernés. Il peut s'agir par exemple d'une somme forfaitaire ou d'un pourcentage sur le montant des travaux hors taxes.
Vote séparé -Il faut deux résolutions, l'une pour les travaux, l'autre pour les honoraires du syndic.
Sans vote distinct sur les honoraires spécifiques, le syndic ne pourra pas valablement facturer d'honoraires sur les travaux votés hors budget prévisionnel.
Les deux votes (sur les travaux de l'article 14-2 et sur les honoraires spécifiques du syndic) doivent intervenir "lors de la même assemblée générale ".
La décision sur les honoraires spécifiques ne peut être prise ni par anticipation ni a posteriori.
Majorités requises - Selon l'article 18-1 A de la loi du 10 juillet 1965, ces honoraires sont votés lors de la même assemblée générale que les travaux concernés, "aux mêmes règles de majorité".
Il a également droit à des honoraires pour rémunérer son travail en matière de recherche d'économies d'énergies et de maîtrise des charges, à condition de faire signer à la copropriété un contrat d‘économie de charges conforme au contrat-type.