Le décret du 27 mai 2004 et le fonctionnement des assemblées générales
Dispositions relatives à l'ordre du jour complémentaire
Article 10 du décret du 17 mars 1967, modifié par le décret du 27 mai 2004
A tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical, peuvent notifier au syndic la ou les questions dont ils demandent qu'elles soient inscrites à l'ordre du jour d'une assemblée générale. Le syndic porte ces questions à l'ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée générale. Toutefois, si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le sont à l'assemblée suivante.
Alors qu'auparavant les copropriétaires pouvaient, dans les six jours de la convocation à l'assemblée générale, notifier les questions dont ils demandaient l'inscription à l'ordre du jour (pratique dite de l'ordre du jour complémentaire), le décret du 27 mai 2004 vient supprimer cette option.
Désormais, une fois la convocation envoyée aux copropriétaires, ceux-ci ne peuvent solliciter l'adjonction de nouvelles questions. Leur souhait de voir étudiée une question particulière sera renvoyé à l'assemblée générale postérieure.
Dispositions relatives aux documents à joindre avec l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale
Article 11 du décret du 17 mars 1967, modifié par le décret du 27 mai 2004
Sont notifiés au plus tard en même temps que l'ordre du jour :
I. - Pour la validité de la décision :
1° L'état financier du syndicat des copropriétaires et son compte de gestion général, lorsque l'assemblée est appelée à approuver les comptes. Ces documents sont présentés avec le comparatif des comptes de l'exercice précédent approuvé ;
2° Le projet du budget présenté avec le comparatif du dernier budget prévisionnel voté, lorsque l'assemblée est appelée à voter le budget prévisionnel ;
La présentation des documents énumérés au 1° et au 2° ci-dessus est conforme aux modèles établis par le décret relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires et ses annexes ;
3° Les conditions essentielles du contrat ou, en cas d'appel à la concurrence, des contrats proposés, lorsque l'assemblée est appelée à approuver un contrat, un devis ou un marché, notamment pour la réalisation de travaux ;
4° Le ou les projets de contrat du syndic, lorsque l'assemblée est appelée à désigner le représentant légal du syndicat ;
5° Le projet de convention, ou la convention, mentionné à l'article 39 outre les projets mentionnés au 4° ci-dessus ;
6° Le projet de règlement de copropriété, de l'état descriptif de division, de l'état de répartition des charges ou le projet de modification desdits actes, lorsque l'assemblée est appelée, suivant le cas, à établir ou à modifier ces actes ;
7° Le projet de résolution lorsque l'assemblée est appelée à statuer sur l'une des questions mentionnées aux articles 14-1 (2e et 3e alinéa), 14-2 (2e alinéa), 18 (7e alinéa), 24 (alinéas 2 et 3), 25, 26-2, 30 (alinéas 1er, 2 et 3), 35, 37 (alinéas 3 et 4) et 39 de la loi du 10 juillet 1965 ;
8° Le projet de résolution tendant à autoriser, s'il y a lieu, le syndic à introduire une demande en justice ;
9° Les conclusions du rapport de l'administrateur provisoire lorsqu'il en a été désigné un par le président du tribunal de grande instance en application des dispositions de l'article 29-1 de la loi du 10 juillet 1965 et lorsque l'assemblée est appelée à statuer sur une question dont la mention à l'ordre du jour résulte de ces conclusions ;
II. - Pour l'information des copropriétaires :
1° Les annexes au budget prévisionnel ;
2° L'état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération ;
3° L'avis rendu par le conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire, en application du deuxième alinéa de l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965.
Le contenu de ces documents ne fait pas l'objet d'un vote par l'assemblée des copropriétaires.
NOTA : Décret 2004-479 2004-05-27 art. 48 : seuls les 1° et 2° du I de l'article 11 entreront en vigueur le 1er janvier 2005 ; le reste de l'article entre en vigueur au 1er septembre 2004.
Les textes prévoyaient déjà une liste exhaustive des documents devant être notifiés au plus tard en même temps que l'ordre du jour, à peine de nullité de l'assemblée générale. Cette liste est étoffée avec l'intervention de l'un des décrets d'application de la loi SRU, notamment avec l'obligation de joindre aux notifications les comparatifs de l'exercice précédent lorsque l'assemblée générale doit approuver les comptes ou voter le budget prévisionnel.
Dispositions relatives aux questions portées ou non à l'ordre du jour
Article 13 du décret du 17 mars 1967, modifié par le décret du 27 mai 2004
L'assemblée générale ne prend de décision valide que sur les questions inscrites à l'ordre du jour et dans la mesure où les notifications ont été faites conformément aux dispositions des articles 9 à 11-I.
Elle peut, en outre, examiner sans effet décisoire toutes questions non inscrites à l'ordre du jour.
Il était acquis par la jurisprudence que l'assemblée générale ne pouvait procéder à un vote que sur les points portés à l'ordre du jour conformément à l'ancienne rédaction de l'article 13 du décret de 1967. Aujourd'hui, non seulement il est spécifié que l'assemblée générale ne prend de décision valide que sur les questions portées à l'ordre du jour et à la condition que les notifications obligatoires aient été réalisées, mais il est ajouté que l'organe délibérant pourra discuter des questions non inscrites préalablement à l'ordre du jour sans pouvoir toutefois adopter une quelconque résolution à portée effective.
Dispositions relatives à la feuille de présence
Article 14 du décret du 17 mars 1967, modifié par le décret du 27 mai 2004
Il est tenu une feuille de présence, pouvant comporter plusieurs feuillets qui indique les nom et domicile de chaque copropriétaire ou associé, et, le cas échéant, de son mandataire, ainsi que le nombre de voix dont il dispose, compte tenu, s'il y a lieu, des dispositions de l'article 22 (alinéa 2 et alinéa 3) et de l'article 24 (alinéa 2) de la loi du 10 juillet 1965.
Cette feuille est émargée par chaque copropriétaire ou associé présent, ou par son mandataire. Elle est certifiée exacte par le président de l'assemblée.
La feuille de présence constitue une annexe du procès-verbal avec lequel elle est conservée.
Elle peut être tenue sous forme électronique dans les conditions définies par les articles 1316-1 et suivants du code civil.
Selon les termes de l'article 22 alinéas 2 et 3 de la loi du 10 juillet 1965, chaque copropriétaire dispose d'un nombre de voix correspondant à sa quote-part dans les parties communes. Toutefois, lorsqu'un copropriétaire possède une quote-part des parties communes supérieure à la moitié, le nombre de ses voix est réduit à la somme des voix des autres copropriétaires.
De plus, tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire, que ce dernier soit ou non membre du syndicat. Chaque mandataire ne peut recevoir plus de trois délégations de vote. Toutefois, un mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote si le total de voix dont il dispose lui-même et celles de ses mandants n'excèdent pas 5% des voix du syndicat. Le mandataire peut, en outre, recevoir plus de trois délégations de vote s'il participe à l'assemblée générale d'un syndicat principal et si tous ses mandats appartiennent à un même syndicat secondaire.
Il est donc nécessaire que les termes du règlement de copropriété relatifs à la tenue de la feuille de présence mentionnent ces limitations afin d'informer les copropriétaires de l'étendue de leurs droits de vote et de représentation aux assemblées générales.
Il est confirmé que la feuille de présence pourra comporter plusieurs pages, mais également qu'elle est une annexe du procès-verbal de l'assemblée générale, document avec lequel elle est conjointement conservée.
Mais la principale innovation apportée en la matière par le décret du 27 mai 2004 consiste dans la précision selon laquelle la feuille de présence peut avoir la forme électronique, à la condition qu'elle satisfasse aux garanties exigées par les articles 1316-1 et suivants du Code civil.
Dispositions relatives à l'instauration de scrutateurs lors de l'assemblée générale
Article 15 du décret du 17 mars 1967, modifié par le décret du 27 mai 2004
Au début de chaque réunion, l'assemblée générale désigne, sous réserve des dispositions de l'article 50 (alinéa 1er) du présent décret, son président et, s'il y a lieu, un ou plusieurs scrutateurs.
Le bureau de l'assemblée générale dont la désignation était facultative se voit désormais substitué un ou plusieurs scrutateurs dont la désignation est possible mais pas obligatoire. Leur mission n'a pas fait l'objet de développements particuliers, à part le fait qu'il leur incombe de signer le procès-verbal des décisions à la fin de chaque séance.
Dispositions relatives au procès-verbal de l'assemblée générale
Article 17 du décret du 17 mars 1967, modifié par le décret du 27 mai 2004
Il est établi un procès-verbal des décisions de chaque assemblée qui est signé, à la fin de la séance, par le président, par le secrétaire et par le ou les scrutateurs. Lorsque le registre est tenu sous forme électronique, ces signatures sont établies conformément au deuxième alinéa de l'article 1316-4 du code civil.
Le procès-verbal comporte, sous l'intitulé de chaque question inscrite à l'ordre du jour, le résultat du vote. Il précise les noms des copropriétaires ou associés qui se sont opposés à la décision et leur nombre de voix, ainsi que les noms des copropriétaires ou associés qui se sont abstenus et leur nombre de voix.
Le procès-verbal mentionne les réserves éventuellement formulées par les copropriétaires ou associés opposants sur la régularité des décisions.
Les procès-verbaux des séances sont inscrits, à la suite les uns des autres, sur un registre spécialement ouvert à cet effet. Ce registre peut être tenu sous forme électronique dans les conditions définies par les articles 1316-1 et suivants du code civil.
Le décret du 27 mai 2004 est venu retoucher légèrement les anciennes dispositions afférentes au procès-verbal de l'assemblée générale. Ce document doit être signé en fin de séance par le président, le secrétaire et les éventuels scrutateurs. Par ailleurs, à l'instar de la feuille de présence, il peut être établi sous forme électronique, comme d'ailleurs le registre sur lequel il est inscrit. L'intitulé de ce registre a aussi été modifié puisque de registre des délibérations, il devient registre des "décisions", seul le résultat du vote étant aujourd'hui mentionné.
Seuls les noms des opposants et des abstentionnistes, ainsi que leurs nombres de voix, seront indiqués et non plus ceux des copropriétaires qui n'ont pas pris part au vote.
Les réserves formulées par les opposants sont indiquées de plein droit sur le procès-verbal.
Dispositions relatives aux modalités d'un second vote sur une question portée à l'ordre du jour relevant de l'article 25
Article 19 du décret du 17 mars 1967, modifié par le décret du 27 mai 2004
Pour l'application du premier alinéa de l'article 25-1 de la loi du 10 juillet 1965, si le projet de résolution a obtenu au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, il est procédé, au cours de la même assemblée, à un second vote à la majorité de l'article 24 de la même loi, à moins que l'assemblée ne décide que la question sera inscrite à l'ordre du jour d'une assemblée ultérieure.
Lorsque l'assemblée est appelée à approuver un contrat, un devis ou un marché mettant en concurrence plusieurs candidats, elle ne peut procéder à un second vote à la majorité de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965 qu'après avoir voté sur chacune des candidatures à la majorité de l'article 25 de la même loi.
Dans le cas prévu par le deuxième alinéa de l'article 25-1 de la loi du 10 juillet 1965 lorsqu'une nouvelle assemblée générale doit être réunie pour statuer à la majorité de l'article 24 de la même loi :
1° Le délai de convocation peut être réduit à huit jours et les notifications prévues à l'article 11 ci-dessus n'ont pas à être renouvelées si l'ordre du jour de cette nouvelle assemblée ne porte que sur des questions inscrites à l'ordre du jour de la précédente assemblée ;
2° Les convocations en vue de la nouvelle assemblée doivent être expédiées dans le délai maximal de trois mois à compter du jour où s'est tenue l'assemblée générale au cours de laquelle la décision n'a pas été adoptée.
En application de l'article 25-1 de la loi du 10 juillet 1965, le décret de 1967 comporte dorénavant le processus conduisant à voter une seconde fois, mais à la majorité de l'article 24, sur une question qui devait, en principe, être adoptée à la majorité absolue de l'article 25. Plusieurs indications sont apportées par la réforme de 2004.
Il est possible que les copropriétaires décident que la question qui n'a pas été adoptée immédiatement soit inscrite à l'ordre du jour d'une assemblée ultérieure.
Par ailleurs, il ne peut s'écouler un délai supérieur à trois mois entre la tenue de l'assemblée générale lors de laquelle la résolution n'a pas été adoptée et l'envoi des convocations aux fins de tenir la nouvelle assemblée.
Ce délai de convocation peut être de huit jours seulement sans notification des documents requis par les textes lorsque l'ordre du jour de la seconde assemblée est identique à la première.
Au surplus, lorsque la décision concerne un contrat, un devis ou un marché pour lequel il y a mise en concurrence entre différents candidats, il ne peut y avoir de second vote qu'à la condition qu'un vote à la majorité absolue ait eu lieu sur chacune des candidatures.