Loi ALUR : les nouvelles règles de consultation des pièces
Le décret du 30 décembre 2015 est venu préciser les modalités de consultation des pièces justificatives des charges, applicables depuis le 31 mars 2016.
Avant même la convocation, lorsque l'assemblée est amenée à se prononcer sur les comptes du syndicat, l'article 18-1 de la loi de 1965 prévoit que le syndic doit tenir à la disposition des copropriétaires les pièces justificatives des charges, selon des modalités qui sont désormais précisées par le décret du 30 décembre 2015, alors qu'elles étaient auparavant définies par l'assemblée générale.
1 - Les nouvelles modalités d'information des copropriétaires sur les modalités de consultation :
Il s'agit désormais d'une initiative qui appartient au seul syndic, à charge pour lui de donner ces informations dans la convocation à l'assemblée générale.
Pour toute convocation comportant à son ordre du jour, l'approbation des comptes et le vote du budget, le syndic devra indiquer le ou les jours et les heures auxquels cette consultation pourra se faire.
Le syndic devra impérativement fixer un (ou plusieurs) jours précis et plusieurs heures précises. Il ne suffira pas en effet d'indiquer que les pièces comptables pourront être consultées à une date et une heure préalablement convenues avec le syndic.
Le décret précise encore que lorsqu'il s'agit d'un syndic professionnel, ces jours et heures doivent être fixés pendant les jours et heures d'accueil physique déterminés dans le contrat de syndic.
2 - La durée de consultation doit être appropriée à la dimension de la copropriété
Le décret a maintenu la durée « a minima » de la consultation, laquelle ne peut être inférieure à un jour ouvré. Cette durée doit, en outre et désormais, être appropriée à « la dimension de la copropriété ». C'est au syndic qu'il reviendra d'apprécier la durée nécessaire et raisonnable à la consultation des documents justificatifs, plus la copropriété étant importante, plus la période de consultation devant bien entendu être longue.
3 - Les nouveaux droits des copropriétaires dans le cadre de la consultation des pièces justificatives
L'article 9-1 du décret du 17 mars 1967 consacre le droit des copropriétaires d'obtenir des copies des pièces comptables et de se faire assister par un membre du conseil syndical.
L'article 9-1 du décret du 17 mars 1967 dispose : « Les pièces mentionnées au premier alinéa sont des documents originaux ou des copies ».
Le syndic n'est donc pas tenu de présenter les originaux des pièces comptables, en sorte par exemple que celles-ci pourront être présentées sous forme de « scan ».
Pour autant, en cas de doute sur l'authenticité d'une pièce comptable présentée en copie (rature ou surcharge par exemple), le copropriétaire pourra demander la présentation de l'original.
Les copropriétaires peuvent obtenir, à leurs frais, une copie des pièces mentionnées au premier alinéa (pièces justificatives des charges mentionnées à l'article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée et classées par catégories).
En l'état de la législation, aucun honoraire ne peut être demandé puisque : « le syndic professionnel ne peut ni demander ni recevoir, directement ou indirectement, d'autres rémunérations, à l'occasion de la mission dont il est chargé au titre du présent contrat, que celles dont les conditions de détermination y sont précisées, y compris en provenance de tiers ».
Les prestations correspondantes sont en effet incluses dans le « forfait ».
S'agissant des frais, la somme demandée devra correspondre au seul coût « matériel » réellement supporté par le syndic, sans tenir compte du temps passé à la photocopie.
Le copropriétaire pourra aussi à notre avis scanner les pièces ou les photographier avec son smartphone, puisqu’il peut en demander copie.
4- Le droit des copropriétaires de se faire assister par un membre du conseil syndical
Les copropriétaires peuvent se faire assister par un membre du conseil syndical dans la consultation qu'ils font des documents justificatifs.
Les associations de défense des copropriétaires ne pourront pas envoyer un représentant assister les copropriétaires.
5- Sanction
Comme sous l'empire de l'ancien article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965, le défaut d'indication de telles modalités dans la convocation à l'assemblée générale rendra « annulables » les résolutions relatives à l'approbation des comptes et au vote du budget prévisionnel et plus généralement, toutes les résolutions ayant des incidences directes ou indirectes sur les charges.
Par ailleurs, le syndic qui omettra d'indiquer de telles modalités dans la convocation, engagera sa responsabilité civile professionnelle, dès lors que le copropriétaire requérant sera en mesure de justifier d'un préjudice réel et sérieux, lié au défaut de consultation préalable des charges...